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商品管理

庫存管理完整指南

現貨庫存怎麼管？自動扣減怎麼運作？一篇搞懂！

閱讀時間：4 分鐘
2026-04-23

目錄

  1. 現貨 vs 團購：誰需要管庫存？
  2. 進入庫存管理頁
  3. 設定規格庫存
  4. 批次操作：一次搞定多商品
  5. 自動扣減與擋單機制
  6. 商品總覽的庫存標籤
  7. 取消訂單自動回補庫存
  8. 常見問題
庫存管理幫你追蹤現貨商品的剩餘數量。設定庫存後，買家在線上商城下單時系統會自動扣減，庫存歸零時自動擋住新訂單，不再超賣。
設定庫存 下單扣減 歸零擋單 取消回補
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現貨 vs 團購：誰需要管庫存？
系統用結單日期區分商品要不要管庫存：有設結單日期的是團購商品（接單不限量、不扣庫存）；沒設結單日期的會進庫存管理，又分成一般現貨與預購商品兩種：
一般現貨 預購商品 團購商品
結單日期 未設定（長期販售） 未設定（建立商品時勾選預購） 有設定（到期自動下架）
庫存管理 可設定每個規格的數量上限 同樣可設定，會出現在庫存管理頁 不需要，接單不限量
扣庫存時點 線上商城下單時扣減 買家「預購登記」當下就扣 不扣減
售完行為 庫存歸零 → 擋住新訂單 庫存歸零 → 擋住預購登記 無此機制
適合場景 手邊有貨、持續販售 先收單登記、之後再結單收款 先接單再叫貨
記住兩件事：有設結單日期 = 團購（不管庫存）；沒設結單日期的商品會進庫存管理頁，但要再分一般現貨與預購商品——預購商品在買家按「 預購登記」、或團媽手動加單建立預購單的當下就扣庫存（細節見 Step 5），不是等到付款才扣。
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進入庫存管理頁
從導覽列點擊 「商品 → 庫存管理」 進入。這個頁面會顯示所有沒有設結單日期的上架商品——包含一般現貨與預購商品；有結單日期的團購商品不會出現。預購商品一樣能在這裡設庫存，只是它在買家「預購登記」當下就扣庫存（見 Step 5 說明）。
頁面上方有三個篩選標籤：
還有搜尋欄可以用商品名稱快速找到特定商品。
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設定規格庫存
每個商品的所有規格都可以獨立設定庫存數量。找到想設定的商品，在規格列表的「庫存」欄位輸入數字：
修改後，該商品的「儲存」按鈕會亮起。點擊「儲存」即完成設定。
同一商品的不同規格可以設不同庫存。例如「大份」剩 10 份、「小份」剩 30 份，分開管理互不影響。
庫存數字代表的是「還剩多少可以賣」，不是「總共進了多少貨」。例如進了 100 份、已賣 30 份，應填 70。
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批次操作：一次搞定多商品
如果要一次設定很多商品的庫存，不用一個一個改。勾選商品左側的核取方塊（或點「全選」），底部會出現操作列：
不怕手滑：批次設定數量會跳二次確認 — 輸入數字按確定後，系統會先問你一句「確定要把這幾個商品的所有規格都設成這個數量嗎？」再真的寫入。尤其當你輸入的是 0 時，還會特別提醒「0 ＝ 售完下架，買家將無法下單」，避免手滑把整批填成 0 而全部售完下架。若只是想改回「不限量」，取消後改用「清除庫存限制」即可。
批次操作會覆蓋所有勾選商品的所有規格。如果不同規格需要不同庫存量，請在個別商品內逐一設定。
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自動扣減與擋單機制
核心
系統依商品有沒有結單日期決定要不要扣庫存：沒有結單日期的下單（一般現貨、預購登記、手動加單）會扣庫存；有結單日期的團購不扣。各訂單來源的實際行為如下：
訂單來源 庫存行為
線上商城 / LIFF 下單 自動扣減庫存
庫存不足 → 擋住訂單，買家看到「庫存不足」提示
買家預購登記 預購商品「登記即扣」
庫存不足 → 擋住登記（不超賣）；規格留空（不限）則不扣
後台手動加單 會扣減
現貨：庫存不足仍會建單、只記 warning（允許超賣）
預購：庫存不足直接擋下不建單（不超賣）
LINE 留言 +1 不扣減，允許超賣
（留言同步無法即時擋單）
FB 留言同步 不扣減，允許超賣
（留言同步無法即時擋單）
為什麼 LINE / FB 留言不擋單？
因為留言訂單是同步回來的，同步當下商品可能還有庫存。擋住留言訂單會讓已經在群組 +1 的買家權益受損。如果透過留言導致超賣，你可以在後台手動處理（例如通知買家缺貨）。
最佳實踐：如果你的商品同時在群組和商城販售，建議庫存數量預留一些緩衝，避免群組留言超賣造成商城買家撲空。
預購商品的庫存採「登記/建單即扣」（自 2026-06 起）
預購商品（建立商品時勾選預購、無結單日期）不是等付款才扣庫存，而是在買家於商品頁按「 預購登記」、或團媽於後台手動加單建立預購單的那一刻就先扣：
  • 該規格有設庫存且不足：買家預購登記會被擋（顯示「庫存不足」）、手動加單的預購會直接擋下不建單，都不會超賣。
  • 該規格留空（不限／null）：自動略過不扣，照常收單。
  • 取消預購單時，已扣的庫存會自動還原。
  • 之後賣家結單、買家回商品頁完成付款（轉成正式單）走的是另一條流程，不會再扣第二次庫存。
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商品總覽的庫存標籤
在 「商品 → 商品總覽」 頁面，現貨商品會根據庫存狀況顯示不同的彩色標籤，讓你一眼就知道哪些需要補貨：
看到部分售完時，點進庫存管理頁就能看到哪個規格歸零了，快速補上數量。
顧客端商城卡片也會顯示庫存 — 設定庫存後，商城商品卡會出現「剩 X 件」角標，買家進到商品頁時規格下拉也會顯示每個規格的剩餘數量；庫存歸零的規格會直接禁用無法選擇，避免下單到賣完的商品。
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取消訂單自動回補庫存
如果買家取消訂單或你在後台刪除訂單，系統會自動把庫存加回來。例如：
不需要手動調整，系統自動處理。
回補是原子操作，即使多人同時取消也不會算錯。
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常見問題
Q：我把團購商品改成沒有結單日期，會自動出現在庫存管理嗎？
A：會！只要商品沒有結單日期且是上架狀態，就會出現在庫存管理頁。
Q：補貨了怎麼操作？
A：直接進庫存管理頁，把數字改成新的剩餘數量就好。例如原本剩 0，補了 50 份，就改成 50。
Q：我不想管庫存了，怎麼取消？
A：把庫存欄位清空（留白），儲存後就回到「不限量」模式。或用批次操作的「清除庫存限制」一次處理多個商品。
Q：已經超賣了怎麼辦？
A：LINE / FB 留言、以及現貨的手動加單都可能導致超賣（庫存變負數）。到出貨專區找到超賣的訂單，手動通知買家缺貨或協調替代方案，再取消訂單讓庫存回補。
Q：後台手動加單也會扣庫存嗎？
A：會。現貨商品手動加單會扣庫存，但即使庫存不足也仍會建立訂單（只在系統紀錄寫一條 warning），方便團媽臨時補單；庫存因此可能變負數，需自行留意。預購商品手動加單則是庫存不足直接擋下不建單（不超賣）。這與線上商城下單「庫存不足即擋」略有不同。
Q：預購商品也會出現在庫存管理頁嗎？
A：會。預購商品沒有結單日期，所以一樣會列在庫存管理頁，也能設規格庫存。不同的是它在買家「預購登記」或團媽手動加單的當下就扣庫存（登記即扣），不是等付款才扣（見 Step 5）。
Q：庫存管理頁沒有看到我的商品？
A：請確認：(1) 商品是上架狀態、(2) 沒有設定結單日期。有結單日期的是團購商品，不會出現在這裡。
庫存管理就是這麼簡單！
設好數量，系統自動扣減、自動擋單、取消自動回補，你只需要專心補貨就好。
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